Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Identificación del Encargado del Tratamiento

La plataforma tecnológica GESTIÓN PH COLOMBIA (en adelante "LA PLATAFORMA"), accesible desde el dominio portalph.com.co, opera como **Encargado del Tratamiento** de datos personales, proveyendo la infraestructura de software en la nube para la administración, seguridad y convivencia de conjuntos residenciales y edificios en Colombia.

• Correo electrónico para atención de Habeas Data: privacidad@portalph.com.co / mauricio.maya3@gmail.com
• Área encargada: Departamento de Seguridad de la Información y Cumplimiento Legal.

2. Rol de las Copropiedades (Responsables del Tratamiento)

Cada Conjunto Residencial, Edificio o Copropiedad que contrata los servicios de LA PLATAFORMA actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de la información. La copropiedad es quien recolecta, autoriza y decide sobre la finalidad de los datos de sus propietarios, residentes, arrendatarios, visitantes y personal de vigilancia.

3. Datos Personales Recolectados y Tratados

LA PLATAFORMA almacena y procesa únicamente la información registrada por los Responsables y Titulares para el funcionamiento operativo del sistema:

• Datos de Residentes y Propietarios: Nombres, apellidos, tipo y número de documento, teléfono celular, correo electrónico, número de unidad (apartamento/casa), coeficiente de copropiedad y relación con el inmueble.
• Datos de Seguridad y Control de Acceso: Registros de ingreso/salida de visitantes (nombre, identificación, placa de vehículo), logs de códigos QR de un solo uso y minutas digitales de vigilancia.
• Datos de Bienes y Mascotas: Placas de vehículos, color, marca, nombre de mascotas, especie y carné de vacunación.
• Datos de Comunicaciones y PQR: Registros de Peticiones, Quejas, Reclamos, solicitudes de reserva de áreas comunes, solicitudes de trasteo y mensajes del chat interno.

4. Finalidades del Tratamiento de Datos

Los datos personales procesados en LA PLATAFORMA tienen como fin exclusivo:

1. Garantizar el control de acceso y la seguridad física de las copropiedades afiliadas.
2. Facilitar la comunicación entre la administración, la portería y los residentes.
3. Cumplir con el seguimiento legal de PQRs en los términos de la Ley 1755 de 2015.
4. Permitir la organización y cálculo de quórum en Asambleas de Copropietarios según la Ley 675 de 2001.
5. Notificar la llegada de correspondencia o situaciones de emergencia (Botón de Pánico).

DECLARACIÓN DE NO COMERCIALIZACIÓN: GESTIÓN PH COLOMBIA no vende, alquila, cede ni comercializa bajo ninguna circunstancia las bases de datos de los conjuntos residenciales con terceros para fines publicitarios o comerciales ajenos a la operación de la copropiedad.

5. Derechos de los Titulares de la Información (Derechos ARCO)

Conforme al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la administración de su conjunto o la plataforma.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Medidas de Seguridad de la Información

LA PLATAFORMA implementa controles técnicos y administrativos de ciberseguridad para evitar la alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado de la información:

• Cifrado SSL/TLS (HTTPS): Toda la información que viaja entre el navegador y el servidor está encriptada mediante protocolos criptográficos de 256 bits.
• Aislamiento Multi-tenant: Cada conjunto residencial opera en una capa lógica aislada de datos, impidiendo que usuarios de una copropiedad consulten información de otra.
• Contraseñas Cifradas: Las claves de acceso de los usuarios son hasheadas mediante algoritmos estándar de Symfony (`auto/bcrypt/argon2`).
• Tokens Temporales: Los códigos QR de visitantes emplean firmas digitales de un solo uso con ventana de expiración estricta para evitar ataques de réplica.

7. Procedimiento para Ejercer los Derechos de Habeas Data

El Titular podrá enviar su solicitud de consulta, actualización o supresión de datos mediante correo electrónico dirigido a privacidad@portalph.com.co o directamente a la Administración de su Conjunto Residencial. La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

8. Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga activa la relación contractual entre la copropiedad y LA PLATAFORMA, o el tiempo exigido legalmente para la conservación de libros y actas administrativas de propiedad horizontal.